Plan de Trabajo Centralizado · Emergencia Sismo
Plan de Trabajo Centralizado · Emergencia Sismo
Semana 1 · Domingo 16 a lunes 24 de agosto de 2026 · Consolidado de las 3 conversaciones de Gerencia
CORTE16 · AGO · 2026
La misión de estos 8 días
Conocer el estado de los 370 contratos, responder toda solicitud por un solo canal, retener el máximo de arrendatarios negociando caso a caso, y proteger la caja para volver a pagar el lunes 24.
Barrido de contratos
49 / 370
Solicitudes críticas 🔴
41
Terminaciones en negociación
≈34
Propietarios informados
14 / 172
1El sistema: así viaja cada caso
Este es el rompecabezas completo. Toda persona que nos escriba, llame o llegue pasa por estos 6 pasos. Nadie se salta pasos y nadie carga casos "en la mente".
1 · ENTRA
WhatsApp, correo, llamada o presencial
Cliente
2 · SE REGISTRA
Solicitud (SOL) en Airtable, el mismo día, con motivo real — "Otro" es excepción
Diandry · Ingrid · Magaly
3 · ACUSE
Cliente recibe código y fecha en menos de 4 horas: "ya está solicitada, tranquilo(a)"
Quien registró
4 · ÁREA EJECUTA
La orden cae a la bandeja ClickUp del área. Se atiende en orden de llegada (FIFO)
Jurídica · Cartera · Contable · Reparaciones · Operaciones
5 · SE RESPONDE
Aplicando los protocolos que adoptamos (el glosario y estas reglas). Lo hablado por teléfono se confirma por WhatsApp o por correo — siempre queda la trazabilidad
Área responsable
6 · SE CIERRA
Nada se cierra sin respuesta enviada y seguimiento anotado
Área + Registrador
🏠 Solo REPORTA estado del inmuebleVa a Reportes Emergencia (expediente técnico del predio) y sus evidencias — fotos y videos — quedan en la carpeta de Google Drive. No genera orden de trabajo.
🙋 PIDE algo (terminar, pagar, reparar…)Va a Solicitudes (SOL). Al asignar área, la orden se crea sola en ClickUp.
🏠+🙋 Reporta Y pideAmbas, vinculadas. Si marca «solicita terminación = SÍ», se crea la SOL ahí mismo (1 minuto, sin excepción).
2Los 5 frentes de la emergencia
Todo lo que la empresa hace esta semana cabe en uno de estos 5 frentes. Cada frente tiene un dueño y un número que se revisa todos los días con Gerencia en la revisión de las 4:00.
📋 1 · INFORMACIÓN — el barrido Diandry · Ingrid · Magaly
- Llamar (no chatear) a los 321 arrendatarios pendientes: 20 por persona al día = 60 diarios.
- Pedir fotos/videos por WhatsApp y registrar el reporte en el momento, no al final del día.
- Nunca tocar un predio dos veces: antes de llamar, verificar en la tabla.
Número del día: predios cerrados hoy / 60
📨 2 · ATENCIÓN — la torre de solicitudes Diandry · Ingrid
- Toda petición queda como SOL el mismo día. Si no tiene SOL, no existe.
- Acuse con código en <4 h. Respuesta plana del glosario para lo general.
- El registro de lo nuevo nunca se aplaza por gestionar lo viejo.
Número del día: solicitudes sin acuse = 0
⚖️ 3 · NEGOCIACIÓN — retener y cerrar bien Lisandro · VoBo Alejandro
- Las ≈34 terminaciones: llamar al arrendatario ("venga, solucionemos") y luego al propietario.
- Ruta: retener con acuerdo (rebaja temporal por escrito) → si no, salida ordenada con entrega, paz y salvo y comisión.
- Cada llamada deja nota y compromiso con fecha en ClickUp. Sin concepto técnico no se afirma "inhabitable".
Número del día: casos con llamada hecha / pendientes
💰 4 · DINERO — caja, cobros y pagos Julieth · Magaly
- Julieth: lista de propietarios pagados / pagados por adelantado / posibles reintegros antes del lun 24. Ese día se restablecen los pagos, verificados uno a uno.
- Magaly: cobranza normal a quien no tuvo afectación; caso sismo = pago con reserva y sin reporte a centrales mientras se revisa. Verificar hoy la ventana de reporte de siniestros con la afianzadora.
- Ni devoluciones ni reparaciones salen de caja propia. Las devoluciones son plata del propietario.
Número del día: recaudo de hoy · pagos verificados
📈 5 · COMERCIAL — el ingreso que viene Yeferson + equipo comercial
- Captar, captar, captar: la cartera se recupera con inmuebles nuevos y rotación rápida.
- Wasi al día: retirar lo no habitable (edificio Diana), publicar disponibles, redirigir cada llamada a los apartados.
- Todo inmueble que se desocupe entra el mismo día al circuito comercial: fotos → publicación → visitas.
Número del día: captaciones + inmuebles publicados
3La semana, día a día
Lo acordado en las tres conversaciones, puesto en calendario. Los días marcados en amarillo son hitos que no se mueven.
DOM16AGO
Preparación — que el lunes nadie pierda un minuto organizándose
ALEJANDROOrganizar la mesa principal de operación: puestos y computadores instalados y probados.
ALEJANDROLlamar uno a uno a todo el equipo: confirmar quién llega el lunes a las 8:00 a.m.
ALEJANDROPasar a ClickUp todas las solicitudes ya registradas; las terminaciones quedan asignadas a Lisandro.
YEFERSONPreparar la mini-capacitación: videítos de ClickUp (cómo crear una orden) + glosario impreso.
YEFERSONActualizar Wasi: retirar edificio Diana, publicar disponibles.
GERENCIADefinir en borrador el esquema comercial (variable por resultados) para socializar entre semana.
LUN17FESTIVO
Arranque — 8:00 a.m. todos en la oficina (asistencia confirmada por teléfono)
8:00 TODOSReunión general: la situación real de la empresa, el plan, y quién está. Una sola pregunta: ¿contamos con usted?
9:00 TODOSMini-capacitación: el sistema de 6 pasos, cómo crear órdenes en ClickUp, el glosario. Método: yo lo hago → lo hacemos juntos → usted lo hace.
9:45 EQUIPOA operar: día ideal de llamadas (festivo = la gente contesta). Barrido + acuses.
LISANDROArrancar las terminaciones: primera tanda de llamadas con guion de negociación. Acompañamiento práctico de Yeferson en ClickUp.
4:00 ALEJANDROPrimera revisión persona a persona: casos atendidos, compromisos de mañana anotados.
MAR18AGO
Se reanudan los términos judiciales · arranca el saneamiento
TODOSDía completo de producción desde la bandeja de cada área. Barrido: 60 llamadas.
ÁREASSaneamiento día 1 de las 41 críticas: Administrativa 20 · Jurídica 14 · Cartera 4 · Contable 2 · sin área 1.
LISANDRORevisar el efecto de la reanudación de términos en los casos activos.
GERENCIAEnviar comunicado #2 a propietarios (DIGER + concepto de habitabilidad) tras visto bueno jurídico.
MIÉ–JUE19–20AGO
Producción a fondo
TODOSBarrido (60/día) + saneamiento días 2 y 3: cada crítica queda cerrada o con próximo paso fechado.
LISANDRONegociaciones: meta de la semana, toda terminación con las dos llamadas hechas (arrendatario y propietario).
JULIETHTerminar la lista pagados / adelantados / reintegros y cuadrar el calendario de pagos del 24.
VIE21AGO
Primer comité de resultados
3:00 TODOSComité con los 5 números en pantalla. Cada área canta su número. Se ajusta el plan de la semana 2.
SÁB22AGO
Jornada interna de producción
EQUIPOSin atención al público: cerrar pendientes del barrido y del saneamiento. No se anuncia, no se abre la oficina.
LUN24AGO
Hito: se restablecen los pagos a propietarios
JULIETHPagos verificados contra la lista: nada masivo, nada sin confirmar quién pagó. Excepciones ya acordadas se honran primero.
TODOSCorte del barrido: meta 370/370 contactados. Lo que falte pasa a visita física priorizada.
4El cierre del día — nada se queda en la mente
Cada persona trabaja el día desde su bandeja de ClickUp (los tickets de su área: primero lo de ayer, luego lo nuevo, en orden de llegada). Lo único fijo para todos son estos dos momentos del final del día:
4:00
Revisión de Gerencia
Alejandro pasa por cada puesto: ¿qué casos atendió hoy? ¿qué compromisos quedan para mañana? Todo compromiso queda en ClickUp con fecha y hora.
4:40
Chequeo final
Ninguna solicitud del día sin registrar, sin acuse ni sin seguimiento anotado. Cero "mañana lo anoto".
★
La regla que resume todo: al finalizar el día, ninguna solicitud y ningún seguimiento se puede quedar en la mente de nadie. Antes de irse, todo está en ClickUp — con responsable, fecha y hora.
5Quién hace qué — una tarjeta por persona
Su tarjeta es su día. Si algo no está aquí, se le pregunta a Gerencia — no se improvisa.
AV
AlejandroGerencia — dirige, no opera
- Mi bandeja
- #gerencia · Decisiones y escalamientos
- Mis rutinas
- ① Decidir en la mañana los escalamientos y casos nivel 1 (los delicados: rojo/naranja, riesgo de vida, 5+ inmuebles, locales, amenaza legal) · ② Única voz con esos propietarios, con Lisandro · ③ Revisión de las 4:00 puesto a puesto + chequeo final 4:40
- Esta semana
- Reunión del lunes · comunicado #2 a propietarios · gestión de crédito · esquema comercial · VoBo de toda pieza que sale
Mi número: 0 casos escalados sin decisión > 24 h
YM
YefersonCoordinador Comercial · soporte de operación
- Mi bandeja
- #comercial · Recepción y direccionamiento
- Mis rutinas
- ① Capacitar y acompañar en ClickUp (sombra a Lisandro) · ② Wasi y publicaciones al día · ③ Coordinar comerciales: cada inmueble desocupado entra al circuito el mismo día
- Esta semana
- Mini-capacitación del lunes · videítos ClickUp · reporta el número comercial en la revisión de las 4:00 · facilitar rentas rápidas
Mi número: captaciones + publicaciones activas
L
LisandroJurídica — terminaciones y negociación
- Mi bandeja
- #juridica · Recepción (ahí están las ≈34 terminaciones)
- Mis rutinas
- ① Llamar: primero arrendatario, luego propietario · ② Cada llamada = nota breve + compromiso con fecha y hora en la tarea · ③ Nada de reparaciones: esas órdenes se crean a Manuel
- Cómo negocio
- Retener con rebaja temporal por escrito → si no, salida ordenada (entrega, paz y salvo, comisión). El miedo sin daño no termina contrato: es negociación.
Mi número: llamadas hechas hoy / casos pendientes
D
Diandry (Lorena)Puente — correo + barrido
- Mi bandeja
- Correo admcolombiahouse + #operaciones · Recepción
- Mis rutinas
- ① Registrar toda petición como SOL el mismo día · ② Acuse con código en <4 h · ③ Mis 20 llamadas del barrido
- Cómo atiendo
- Atención humana: "ya quedó registrada su solicitud con el código ___, tranquilo(a)". Respuesta plana del glosario; lo que no esté, se deriva sin inventar.
Mi número: 20 predios cerrados + 0 sin acuse
I
IngridPuente — WhatsApp/Whaticket + barrido
- Mi bandeja
- Whaticket + #operaciones · Recepción
- Mis rutinas
- ① Chat solo para recibir: la gestión es por llamada · ② Registrar y acusar en <4 h · ③ Mis 20 llamadas del barrido
- Cómo atiendo
- Si escriben, respondo en <20 min con solicitud concreta y código. El glosario es mi guion; no prometo fechas de terceros (DIGER, aseguradora).
Mi número: 20 predios cerrados + 0 chats >20 min sin respuesta
M
MagalyCartera — cobros + llamadas/presencial
- Mi bandeja
- #cartera · Cobranza y acuerdos de pago
- Mis rutinas
- ① Cobranza normal a predios sin afectación · ② Caso sismo: pago con reserva, sin reporte a centrales mientras se revisa · ③ Mis 20 llamadas del barrido
- Esta semana
- Verificar con la afianzadora la ventana de reporte de siniestros del mes y radicar lo que aún se pueda. Acuerdos de pago documentados.
Mi número: recaudo del día + acuerdos firmados
J
JuliethContabilidad — pagos y devoluciones
- Mi bandeja
- #contable · Pagos a propietarios
- Mis rutinas
- ① Lista maestra: pagado / adelantado / posible reintegro · ② Ningún pago masivo: todo verificado contra recaudo real · ③ Conceptos de descuento solo con orden creada
- Esta semana
- Lista completa antes del lun 24 · pagos del 24 verificados uno a uno · las excepciones acordadas se honran primero
Mi número: pagos verificados / errores = 0
MA
ManuelReparaciones — gestiona, no asume
- Mi bandeja
- Módulo RP (radicado por WhatsApp)
- Mis rutinas
- ① Toda reparación entra por orden, nunca verbal · ② Cotizar y trasladar al propietario para autorización escrita · ③ Riesgo a la vista = avisar de inmediato (triage)
- Regla fija
- La empresa no asume reparaciones de nadie (aprendizaje Centenario). Gestionamos, el propietario autoriza y paga.
Mi número: órdenes RP resueltas / pendientes
C
ComercialMario · Jhonathan · Jhorman · Luna
- Mi bandeja
- #comercial (coordina Yeferson)
- Mis rutinas
- ① Captar con resultados medibles · ② Publicar y mover los disponibles · ③ Redirigir cada llamada de arriendo a los apartados
- Esta semana
- Fuerza comercial pura: el ingreso de los próximos meses depende de captar hoy. Todo inmueble que se libere se publica el mismo día.
Mi número: captaciones + visitas agendadas
6¿Quién responde qué? — el mapa del glosario
Lo general lo responde cualquiera con el glosario impreso (respuesta plana, igual para todos). Lo especializado se deriva así — y se le dice al cliente quién lo va a llamar:
| Si preguntan por… | Responde | Con qué |
|---|---|---|
| Estado general, "¿ya quedó registrado?", cómo va el trámite | Diandry · Ingrid | Glosario + código SOL |
| Terminar contrato, retracto, cláusulas, causales, "me quiero ir" | Lisandro | Guion de negociación · VoBo Alejandro |
| Pagos, devoluciones, giros, descuentos, "¿cuándo me pagan?" | Julieth | Lista maestra · calendario del 24 |
| "No puedo pagar", acuerdos, mora, afianzadora | Magaly | Pago con reserva · acuerdo escrito |
| Reparaciones, daños, humedades, "arréglenme esto" | Manuel | Orden RP + autorización del propietario |
| Arrendar, publicar, entregar en consignación | Yeferson + comerciales | Wasi · circuito comercial |
| Amenaza legal, retiro de mandato, riesgo de vida, medios | Alejandro (con Lisandro) | Escala el mismo día · única voz |
Verde — habitableContrato sigue normal. Canon normal.
Amarillo — uso restringidoAcuerdo caso a caso, por escrito. No se improvisa.
Naranja — no habitableSe ofrece salida ordenada. Pasa a Jurídica.
Rojo — peligroRiesgo de vida primero. Gerencia el mismo día.
⚠️ El color lo traslada el concepto técnico de la autoridad o del ingeniero del propietario. La inmobiliaria nunca califica el inmueble por su cuenta ni promete fechas de la DIGER.
7Las 10 reglas de oro
1
Si no tiene SOL, no existe. Toda petición se registra el mismo día, con motivo real.
2
Acuse en <4 horas con código y fecha. El cliente nunca queda en el aire.
3
Llamar > escribir — el pilar número uno. Nuestro negocio es de personas, y las personas necesitan que hablemos con ellas. Escribir es lento: los chats se alargan, las respuestas tardan y nos quitan la velocidad que hoy necesitamos. Por eso se llama; si no contesta, se deja el mensaje y queda un pendiente en ClickUp para volver a llamar. El chat solo recibe; escritos se contestan en <20 min.
4
Los compromisos viven en ClickUp con fecha y hora — jamás en la mente. "Quedé de llamarla mañana" se anota ya.
5
Primero lo de ayer, luego lo nuevo, en orden de llegada. Nada de ayer queda sin gestión primaria.
6
El glosario es la respuesta. Igual para todos. Lo que no está, se deriva — nunca se inventa.
7
No asumimos reparaciones ni devoluciones con caja propia. Gestionamos; el propietario decide y paga.
8
No calificamos inmuebles ni prometemos conceptos. La DIGER evalúa el riesgo; el concepto de habitabilidad lo da el ingeniero que contrate el propietario.
9
Caso sismo: primero la vida, después el papel. Señal de riesgo = se escala hoy. Y ninguna pieza sale sin visto bueno jurídico.
10
Una sola voz hacia afuera. Los casos delicados — los llamamos "nivel 1": inmuebles en rojo o naranja, riesgo de vida, propietarios con 5 o más inmuebles, locales comerciales, o quien amenazó con demanda o con retirar el mandato — los habla únicamente Gerencia (Alejandro, con Lisandro). Nadie más negocia esos casos. Y con todos, todo lo hablado se confirma por escrito — correo, WhatsApp o documento: lo que no quede escrito, no existe.
8Los 5 números del tablero diario
Se revisan cada día con Gerencia en la revisión de las 4:00 y se cierran en el comité del viernes. Si un número no se movió, se pregunta por qué — sin culpas, con próximo paso.
1 · Contactados
__ / 370
2 · Con evidencia
__
3 · Predios por color
🟢🟡🟠🔴
4 · Propietarios con acuse
__ / 172
5 · Sin respuesta >48 h
0
Notas de Gerencia. El anexo financiero y de personal de este plan (caja, salarios, plataformas, esquema comercial) es confidencial y está en el documento del proyecto, no en este tablero. · Este tablero es documento interno de trabajo: no es concepto jurídico ni técnico, y ninguna pieza dirigida a clientes sale sin visto bueno jurídico. · Revisión automática diaria 7:30 a.m. con pendientes y los 5 números — le llega a Gerencia antes de arrancar el día.